Plantilla de Excel para Gestión de Almacén (Gratis)

La plantilla tiene cinco hojas. Capturas en tres y las otras dos se actualizan solas.

1. Catálogo de productos. SKU, código de barras, descripción, unidad y stock mínimo.
2. Ubicaciones. Cada bodega y cada ubicación dentro de ella, con un código propio (por ejemplo, B1-P03-R2-N1: bodega 1, pasillo 3, rack 2, nivel 1).
3. Movimientos. Un solo registro para todo lo que pasa en el almacén: fecha, tipo de movimiento, producto, cantidad, ubicación de origen y destino, responsable y documento de referencia (orden de compra o número de pedido).
4. Existencias por ubicación. Cuánto hay de cada producto en cada bodega y en cada ubicación.
5. Kardex. Eliges un producto y ves todos sus movimientos en orden, con el saldo después de cada uno.

Para qué sirve una plantilla de control de almacén

Controlar un almacén no es solo saber cuánto tienes. Es saber dónde está cada producto, cómo llegó ahí y quién lo movió. Esta plantilla registra la operación diaria de tu bodega para que encuentres la mercancía rápido y puedas rastrear cualquier diferencia.

Con ella puedes:

• Encontrar productos sin buscar. Cada producto tiene una ubicación asignada, así que el surtido de pedidos es más rápido.
• Rastrear diferencias. El kardex muestra cada movimiento con su responsable y su documento, para saber dónde se originó un faltante.
• Controlar varias bodegas. Ves las existencias de cada una y registras los traspasos entre ellas.
• Ordenar la recepción. Cada entrada queda ligada a su orden de compra y a la ubicación donde se acomodó.

¿Para quién es esta plantilla?

Es para equipos que operan una bodega física con mercancía identificada por código de barras:

• Bodegas de comercio electrónico que surten pedidos diarios de su tienda en línea, Mercado Libre o Amazon.
• Distribuidoras y mayoristas con racks, pasillos y cientos de SKU.
• Empresas con más de una bodega que necesitan traspasar mercancía entre ellas.
• Operadores logísticos pequeños que almacenan producto de varios clientes.

Si solo necesitas saber cuánto tienes de cada producto y cuándo reabastecer, empieza con nuestra plantilla de inventario en Excel, que es más sencilla.

Cómo usar la plantilla de control de almacén

1. Descarga la plantilla y ábrela en Excel o Google Sheets.
2. Da de alta tus ubicaciones. Registra cada bodega, pasillo, rack y nivel con un código único.
3. Llena el catálogo con el SKU y el código de barras de cada producto.
4. Registra el inventario inicial por ubicación. Cuenta lo que hay en cada ubicación y captúralo como un ajuste de entrada.
5. Registra cada movimiento en la hoja de Movimientos, con su tipo, responsable y documento.
6. Consulta existencias y kardex para surtir pedidos, revisar diferencias y planear conteos.

Tipos de movimiento en el almacén

Toda la operación se registra en una sola hoja. El tipo de movimiento define qué pasa con las existencias:

Registrar el responsable y el documento de cada movimiento es lo que convierte una lista en un control: cualquier diferencia se puede rastrear hasta su origen.

Cómo usar la plantilla con lector de código de barras

Un lector USB funciona como un teclado, así que puedes escanear directo en Excel. En un almacén, lo ideal es escanear dos cosas: el producto y la ubicación.

1. Etiqueta tus ubicaciones. Imprime una etiqueta con código de barras para cada código de ubicación y pégala en el rack o anaquel.
2. Escanea la ubicación en la columna de origen o destino de la hoja de Movimientos.
3. Escanea el producto. La plantilla completa su descripción desde el catálogo.
4. Captura la cantidad y continúa.

Tip: da formato de Texto a las columnas de código de barras y de ubicación para que Excel no cambie los códigos.

Preguntas frecuentes